Die fünf häufigsten Fehler bei Excel-getriebenen Abläufen

Die fünf häufigsten Fehler bei Excel-getriebenen Abläufen

Excel ist ein mächtiges Werkzeug – flexibel, schnell und universell einsetzbar. Doch genau diese Flexibilität führt häufig dazu, dass Excel-Tabellen zweckentfremdet werden. Was als schnelle Lösung beginnt, endet oft in fehleranfälligen, schwer nachvollziehbaren Strukturen. Hier sind fünf typische Fehler, die ich in der Praxis regelmäßig beobachte – und wie man sie vermeidet.

Excel als „Datenbank“

Excel ist nicht dafür gemacht, komplexe Datensätze mit Relationen, Filtern und Zugriffen mehrerer Nutzer dauerhaft zu verwalten. Wer Excel als Datenbankersatz nutzt, stößt schnell an Grenzen: fehlende Datentypprüfung, keine referenzielle Integrität und keine strukturierte Abfrageverarbeitung.

Besser: Eine relationale Datenbank wie SQL Server, SQLite oder Access einsetzen – mit Excel als Frontend oder Exportwerkzeug.

Manuelle Bearbeitung ohne Kontrolle

Wenn mehrere Personen Tabellen bearbeiten, entstehen schnell Inkonsistenzen: falsche Formeln, versehentlich gelöschte Zeilen, doppelte Einträge. Ohne Versionierung oder Datensicherung ist der Schaden schnell groß.

Besser: Eine zentrale Struktur mit Benutzerrechten und klar definierten Eingabemasken verwenden.

Komplexe Formeln als „Logiksystem“

Wer versucht, mit verschachtelten WENN-Funktionen, Matrixformeln oder Arrayfunktionen betriebliche Logik abzubilden, verliert schnell die Übersicht. Änderungen werden zur Fehlerquelle – besonders bei wiederholtem Einsatz.

Besser: Geschäftslogik in ein separates Skript (z. B. VBA, PHP, C#) oder direkt in eine Datenbanklogik (z. B. Views, Prozeduren) auslagern.

Kein einheitliches Datenmodell

Oft werden Tabellen wild kopiert, angepasst und mehrfach abgespeichert. Es gibt keine einheitlichen Namenskonventionen, Spaltenformate oder Strukturen. Eine spätere Zusammenführung wird unmöglich – oder extrem fehleranfällig.

Besser: Vorher ein Modell entwerfen – mit festgelegten Feldern, Datentypen und Beziehungen.

Fehlende Auswertung & Rückkopplung

Excel wird häufig nur zur Eingabe genutzt – die eigentliche Auswertung erfolgt nicht oder nur manuell. Das führt zu unnötiger Doppelarbeit und erschwert die Ableitung von Erkenntnissen aus den Daten.

Besser: Automatisierte Auswertungen, Dashboards oder Exporte einrichten – idealerweise datenbankgestützt.

Fazit

Excel ist ein nützliches Werkzeug – aber kein Fundament für dauerhaft tragfähige Datenstrukturen. Wer Prozesse skalieren, Datenqualität sichern und Transparenz schaffen möchte, sollte über eine strukturierte Datenhaltung nachdenken. Dabei unterstützen wir gerne – von der Analyse bis zur fertigen Lösung.