Outlook – Addin – Worktimer 2016

Outlook Add-in zur strukturierten Auftrags- und Terminverwaltung

Zur Optimierung von Verwaltungsprozessen wurde ein individuelles Outlook-Add-in entwickelt, das direkt in die Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook integriert ist. Es ermöglicht die strukturierte Erfassung und Planung von Aufträgen sowie eine direkte Übertragung in den Outlook-Kalender. Das Add-in funktioniert auch bei Verwendung von PST-Dateien – also ohne Exchange- oder Microsoft-365-Anbindung.

Funktionen im Überblick

• Erweiterung der Outlook-Oberfläche über eine eigene Ribbon-Schaltfläche
• Erfassung von Aufträgen direkt aus eingehenden E-Mails
• Automatische Vorkalkulation von Aufwand und Preis
• Terminplanung direkt im Outlook-Kalender – inklusive Priorisierung und Puffern
• PDF-Erzeugung für Belege und vorbereitende Abrechnung
• Lokale Speicherung und Verwaltung von Auftragsdaten (ohne Serververbindung)

Zielsetzung

Das Projekt zielte darauf ab, interne Abläufe zu vereinfachen, redundante Arbeitsschritte zu reduzieren und eine effizientere Kundenkommunikation zu ermöglichen – vollständig innerhalb der gewohnten Outlook-Umgebung.

Technische Umsetzung

• Programmiert als Outlook-VSTO-Add-in mit C#
• Lokale Integration in bestehende Outlook-Installationen (ab Version 2016)
• Voll kompatibel mit Outlook PST-Dateien (ohne Exchange-Anbindung)
• Modular aufgebaut: Auftragserfassung, Terminvergabe, Exportfunktionen
• Keine Cloud-Anbindung erforderlich

Anwendungsbereich

Die Lösung eignet sich insbesondere für Einzelnutzer, kleine Teams und Unternehmen ohne zentrale IT-Infrastruktur. Durch die Kompatibilität mit PST-Dateien ist das Add-in besonders für Selbständige und kleine Handwerks- oder Dienstleistungsbetriebe interessant.

Ergebnis

Die Anwendung ist produktiv im Einsatz und hat den administrativen Aufwand spürbar reduziert. Sie bildet eine stabile Grundlage für weiterführende Digitalisierungsmaßnahmen und war Anlass zur Einstellung eines weiteren technischen Mitarbeiters.

Bedeutung im Gesamtkontext

Dieses Projekt zeigt exemplarisch, wie durch gezielte Erweiterung bestehender Softwarelösungen (hier: Outlook) nachhaltige Effizienzgewinne erzielt werden können. Es ist ein zentraler Bestandteil unseres Portfolios im Bereich individueller Softwarelösungen mit Alltagsnähe und Technologietiefe.